Requerimientos y Obligaciones Anuales para Compañías de Responsabilidad Limitada (LLC)

“¿Qué documentos tengo que presentar para mi LLC?” es una de las preguntas que más escuchamos. Este artículo se centrará en los requisitos de declaración anual para una LLC de un solo miembro y de propietario extranjero. Cada estado y el Servicio de Impuestos Internos, o comúnmente conocido como el IRS, tiene requisitos de presentación específicos para cada tipo de negocio, tales como asociaciones, corporaciones, compañías de responsabilidad limitada (LLC), y otros.

Para evitar problemas legales y relacionados con los impuestos, es importante adherirse al cumplimiento del estado y al código del IRS cuando se trata de clasificaciones y requisitos de negocios.

Para hablar de las cosas en orden, dividiremos los requisitos de presentación en dos categorías: (1) presentaciones para el estado y (2) presentaciones para el IRS.

Obligaciones del Estadales

Todos los estados de Estados Unidos permiten el registro de una sociedad de responsabilidad limitada o LLC. Sin embargo, no termina en el registro, hay que hacer declaraciones anuales de cumplimiento. Estas serían las obligaciones que se deben cumplir:

  • Conservar un agente registrado (Registered Agent)
  • Presentar un informe anual (Annual Report)
  • Pagar el impuesto de franquicia
  • Pagar el impuesto sobre las ventas

A continuación, se explica detalladamente cada uno de los requisitos.

Agente Registrado (Registered Agent)

Las sociedades de responsabilidad limitada deben tener una dirección física en el estado donde están registradas. Las empresas extranjeras que no pueden cumplir este requisito por sí mismas deben designar un “Agente Registrado”.

Éste puede ser una persona física residente en el estado de la organización.

Si no se puede encontrar a una persona de este tipo, se deben obtener los servicios de un agente registrado profesional. Los honorarios correspondientes suelen oscilar entre US$100 y US$250, según el estado y el proveedor de servicios. Los honorarios deben pagarse una vez al año, normalmente alrededor del aniversario de la LLC.

Usted puede cambiar su agente registrado si lo desea. El tiempo recomendado para cambiar un agente registrado es alrededor de cuatro semanas antes del aniversario de su empresa. El tiempo de proceso habitual para cambiar un agente registrado es de 1 a 14 días, dependiendo del estado.

Annual Report

Los requisitos para presentar un informe anual varían mucho de un estado a otro. He aquí una guía al respecto.

En primer lugar, determina si tienes que presentar un informe anual o no. Algunos estados no exigen un informe anual, pero la mayoría sí. Puedes comprobarlo buscando en Internet si tu estado lo exige o no. El informe anual incluye actualizaciones de la información de contacto, del agente registrado, de los miembros o de otras cosas que el estado pueda pedirle que incluya.

En segundo lugar, hay que averiguar la fecha de vencimiento del informe anual en su estado. Esto se puede encontrar en el sitio web de presentación de empresas de su estado. Algunos estados requieren un informe anual, otros tienen una presentación bienal, y algunos incluso cada 10 años. La fecha de vencimiento depende de su estado. Algunos estados tienen una sola fecha de vencimiento para todos los informes, mientras que en otros estados, la fecha de vencimiento es en el aniversario de su LLC.

En tercer lugar, completar el formulario de informe anual. Las formas de rellenar el formulario varían según el estado. La mayoría de los estados permiten rellenar el informe anual electrónicamente a través del sitio web de la agencia estatal de presentación de solicitudes.

¿Cómo se presenta?

Como se ha mencionado anteriormente, algunos estados tienen sus propios portales web que le permiten rellenar el informe anual, la mayoría de esos sitios web le dan la opción de presentar el informe anual después de completarlo.

En caso de que no esté disponible, la otra forma es imprimir el formulario desde el sitio web, rellenarlo y enviarlo por correo a la dirección indicada por el estado.

Hay que tener en cuenta que hay tasas de presentación correspondientes.

Aquí está nuestra guía detallada para el Informe Anual de Florida LLC: Guía paso a paso sobre cómo presentarlo en línea. (en Inglés)

¿Qué ocurre cuando no se presenta?

No presentar un informe anual significa que su empresa está sujeta a consecuencias administrativas y financieras. Las sanciones son diferentes según el estado. Pero como se pasó de la fecha límite, hay que actuar rápido para evitar más daños. Si no has cumplido el plazo del estado para el informe anual, normalmente pagas una multa por retraso y te fijan una segunda fecha de vencimiento para tu presentación. Esto suele considerarse como una advertencia.

Sin embargo, si volviera a faltar, la empresa puede enfrentarse a consecuencias administrativas y puede ser disuelta. Para evitar la disolución administrativa, es necesario que el cumplimiento de tus obligaciones con el Estado sea bueno. Si la empresa se disuelve, no podrá operar en absoluto, a menos que se presente una solicitud de restablecimiento.

Impuesto de Franquicia

Algunos estados exigen el pago de un impuesto de franquicia. Los estados más conocidos por ello son Delaware y California. El importe del impuesto de franquicia varía según el estado. Pero esto es lo que sabemos, el impuesto de franquicia de Delaware cuesta 300 dólares al año y la fecha de vencimiento es el 1 de junio de cada año. Por otro lado, California requiere que las LLCs paguen $800 por año por el impuesto de franquicia.

¿Qué ocurre si no pago el impuesto de franquicia?

Las sanciones por no pagar el impuesto de franquicia son diferentes según el estado. Sin embargo, las ideas son en su mayoría las mismas y es la disolución de su negocio.

En Delaware, si no ha pagado el impuesto de franquicia, quedará registrado en la División de Sociedades de Delaware. Aunque lo hayas pagado, los registros de los pagos atrasados seguirán estando ahí. Esto significa que cuando alguien investigue su negocio, los pagos atrasados estarán en el historial de su empresa. Esto podría no ser una buena imagen para los posibles inversores o prestamistas. Además, si no pagaste el impuesto de franquicia para tu LLC durante tres años consecutivos, tu negocio será disuelto.

Impuesto sobre las Ventas

El impuesto sobre las ventas es recaudado por los estados o condados en las transacciones comerciales. El gobierno estatal y local exige no sólo a las LLC, sino también a otras empresas, que recauden el impuesto sobre las ventas de los clientes y entreguen el pago a los organismos gubernamentales correspondientes. Para evitar multas y problemas legales, es importante que su negocio recaude la tasa correcta de impuesto sobre las ventas de los clientes.

Para calcular la tasa correcta del impuesto sobre las ventas, las ventas que debe considerar son

  • Ventas en la tienda
  • Ventas dentro del estado
  • Ventas fuera del estado

Obligaciones con el IRS

Después de los requisitos estatales para las LLC, también hay que cumplir con las directrices del IRS para poder seguir operando y evitar problemas legales. Los tres requisitos principales de presentación para una LLC de un solo miembro y de propiedad extranjera son:

  • Formulario 5472 y 1120
  • FBAR
  • Formulario 1040-NR

Para ver un panorama detallado de cada requisito, continúa leyendo.

Formulario 5472 y 1120

Toda LLC estadounidense de propiedad extranjera está sujeta a una declaración informativa anual del IRS. La información de los formularios se refiere a las transacciones declarables de la LLC extranjera durante el año fiscal.

Este procedimiento de cumplimiento adicional se introdujo en 2017, de acuerdo con las Secciones 6038A y 6038C. El propósito de esto es dar al IRS más información sobre quién es dueño de las LLC estadounidenses, y para qué están usando la LLC.

Ten en cuenta que el Formulario 1120 debe adjuntarse ahora al Formulario 5472 al presentarlo, de acuerdo con las nuevas regulaciones de la Sección 6038A.

Si te interesa saber más sobre el Formulario 5472, puedes leer nuestra Guía Definitiva del Formulario 5472 para Entidades No Consideradas (en Inglés).

¿Cuándo presentar los formularios 5472 y 1120?

La fecha de vencimiento para presentar el formulario 5772 y el formulario 1120 de su empresa es el 15 de abril del año siguiente, después del año fiscal en curso que va a presentar. Para obtener una prórroga de presentación, puede solicitarla presentando el formulario 7004.

¿Dónde presentar los formularios 5472 y 1120?

Puede enviar los formularios por fax al 855-887-7737 o por correo a:

Internal Revenue Service
1973 Rulon White Blvd
M/S 6112 Attn: PIN Unit 
Ogden, Utah 84201

¿Qué ocurre si no presenta los formularios 5472 y 1120?

Se exigirá una multa de 25.000 dólares si una LLC

  • no presenta el formulario 5472 en la fecha prevista.
  • no mantiene los registros de acuerdo con la sección 1.6038A-3
  • presenta un Formulario 5472 incompleto en la fecha de vencimiento.
  • El IRS notificará a la LLC sobre la falta de presentación y la multa. Si la falta de presentación del Formulario 5472 continúa durante 90 días después de la notificación del IRS, se añadirán otros 25.000 dólares a la multa.

Si una LLC presenta información fraudulenta y falsa, pueden aplicarse sanciones penales según las secciones 7203, 7206 y 7207.

FBAR

El Informe de Cuentas Bancarias y Financieras en el Extranjero o conocido como FBAR sólo es relevante para

  • las empresas que poseen cuentas bancarias en el extranjero.
  • las empresas que han tenido más de 10.000 dólares equivalentes en un momento dado en una cuenta extranjera durante el año fiscal que se declara.

El FBAR cumple con el Título 31 del Código de los Estados Unidos.

¿Cuándo presentar el FBAR?

La fecha límite para presentar el FBAR es el 15 de abril del año siguiente al año en curso que va a declarar. Si no presenta el 15 de abril, tiene una prórroga automática hasta el 15 de octubre. A diferencia del formulario 5472, no necesita presentar una prórroga para el FBAR.

¿Cómo presentar el FBAR?

El FBAR no se presenta manualmente. Tiene que presentar electrónicamente el FBAR de su LLC a través del sistema de presentación electrónica de la BSA de la Red de Aplicación de los Delitos Financieros.

Si desea presentarla manualmente en papel, tendrá que solicitar una exención de la presentación electrónica. Puede hacerlo llamando a la línea de ayuda reglamentaria del FinCEN al 1-800-767-2825 o al (703) 905-3591.

Sanciones

Usted podría estar sujeto a sanciones por violaciones de los registros. Las sanciones según el Código de los Estados Unidos 5321 son las siguientes:

Transacción de Agencia Financiera Extranjera – Violación no voluntaria de la transacción = $12,921
Transacción de agencia financiera extranjera – Violación intencionada de la transacción = la cantidad mayor de 129.210 dólares, o el 50% de la cantidad según el 31 U.S.C.5321(a)(5)(D)

Violación negligente por parte de una institución financiera o de un comercio o empresa no financiera = $1.118
Patrón de actividad negligente por parte de una institución financiera o una empresa o comercio no financiero = $86.976

Form 1040-NR

El formulario 1040-NR o Declaración de Impuestos de Extranjeros No Residentes de Estados Unidos sólo es necesario en los siguientes:

  • se es extranjero no residente y se ejerce una actividad comercial o empresarial en los Estados Unidos
  • cuando existan ingresos de origen estadounidense sobre los que no se hayan satisfecho las obligaciones fiscales exigidas mediante retención.

¿Cuándo y dónde presentar el formulario 1040-NR?

Si no eres residente en EE.UU. y tienes una actividad comercial en el país, debes presentar el formulario 1040-NR el día 15 del cuarto mes después de que termine tu año fiscal. Lo presentará en la dirección indicada en el formulario.

Si necesitas una prórroga para presentar el formulario, deberás presentar el formulario 4868.

Sanciones

No presentar la declaración significa que puedes perder tus reembolsos. En caso de problemas fiscales graves, se produce la revocación o la denegación del pasaporte.

Resumen

Para resumir todo, si eres un no residente en los EE.UU. que posee una LLC de un solo miembro, debes cumplir con los requisitos del estado y del IRS que son los siguientes:

Requisitos estatales:

  • Mantener un agente registrado
  • Presentar un informe anual
  • Pagar el impuesto de franquicia
  • Pagar el impuesto sobre las ventas
  • Las fechas de vencimiento varían en cada estado, así que asegúrese de comprobarlo en la página web de su estado.

Requisitos del IRS:

  • Formulario 5472 y 1120
  • FBAR
  • Formulario 1040-NR

La fecha límite para presentar los requisitos mencionados son todos los 15 de abril posteriores al año fiscal a reportar. El no hacerlo tiene sanciones y consecuencias.

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